Come calcolare i tempi del fermo impianto quando devi modificare la linea di produzione

Diagramma Gantt

Non sta scritto da nessuna parte che modificare la linea di produzione debba essere un salto nel buio. Calcolare i tempi giusti del fermo impianto (ed evitare così brutte sorprese, mal di testa e problemi con i clienti) non solo si può, ma si deve, se è vero che il tempo è denaro.

Per evitare, quindi, che il fermo impianto si prolunghi più del dovuto, voglio darti qualche strumento per farti capire quali sono i giusti tempi da considerare quando si fanno modifiche alle linee e come accorgerti se il tuo fornitore è realmente in grado di rispettare le tempistiche dichiarate.

Tempi del fermo impianto

Fase 1: lo studio preliminare

Partiamo dal fatto che hai già scelto il fornitore e che il progetto sia già stato approvato.

La prima cosa da fare è uno studio per sapere quanto impatteranno le singole attività sulla produzione e quanto tempo richiede ognuna di esse.

Devi dividere le attività in gruppi:

  • Meccanica
  • Impianto elettrico e servizi (aria compressa, acqua, ecc)
  • Modifica o aggiunta quadri elettrici
  • Software
  • Test senza produzione
  • Collaudo
  • Assistenza alla produzione e istruzione al personale

Per ogni voce il fornitore (o i fornitori se sono più d’uno) ti deve dire quanto tempo pensa di impiegarci. Le indicazioni devono essere suddivise in 3 modi:

  • Lavori possibili prima della fermata dell’impianto
  • Lavori fattibili solo a impianto fermo
  • Lavori possibili anche dopo la ripartenza

Ti manca un ultimo tassello per poter fare un vero diagramma delle attività che abbia un minimo di senso: per ogni attività devi farti dire quando può essere realizzata in relazione allo stato di avanzamento delle altre attività dello stesso fornitore o di altri.

Ad esempio, non puoi iniziare a collegare le utenze se il meccanico non le ha montate.

Facciamo un esempio semplice per capire di cosa parliamo.

Supponiamo di voler aggiungere una bilancia automatica per dosare un componente in polvere nel mescolatore e che questo componente sia in Big-Bag.

Quali attività macro devono essere previste?

  • montaggio della stazione Big-Bag
  • posa dei tubi
  • montaggio della struttura della bilancia sul mescolatore
  • posa del tubo di raccordo tra bilancia e mescolatore
  • stesura dei cavi dal quadro alle utenze
  • posa e collegamento aria compressa
  • cablaggio delle utenze in campo e nel quadro
  • modifica del quadro elettrico
  • installazione del nuovo software
  • test delle utenze e della sequenza senza prodotto
  • collaudo vero e proprio
  • istruzione al personale

Alcune di queste attività possono essere realizzate con l’impianto in funzione e non pregiudicano la produzione o la sicurezza del personale.

Ad esempio: puoi già montare la stazione Big-Bag e probabilmente posare i tubi. Quasi sicuramente puoi anche modificare il quadro elettrico senza aggiungere le nuove schede al PLC e senza collegare i cavi sotto tensione. Forse puoi anche stendere i cavi dal quadro alle utenze lasciando i cavi più lunghi se non hai ancora montato la meccanica.

Per ognuna di queste attività devi sapere quanto tempo ti servirà e quindi quanto tempo prima i vari fornitori dovranno essere pronti.

Lo stesso ragionamento, in modo ancora più dettagliato, lo devi fare quando fermerai l’impianto per le modifiche più delicate.

Capisci anche tu che non ti può e non ti deve bastare solo un’indicazione generica scritta sull’offerta o in qualche mail. Devi pretendere da ogni fornitore un documento dettagliato.

In realtà, lo dovresti pretendere prima di affidargli la commessa. Ti aiuterà a capire se il fornitore è sufficientemente esperto e se ha compreso tutte le difficoltà del lavoro.

Poi non ti lamentare se ti avevano detto che si faceva tutto in una settimana e dopo tre sei ancora lì che bestemmi.

Fase 2: la preparazione

Mettere su carta il diagramma temporale delle attività non è sufficiente a darti le giuste garanzie.

Prima di iniziare i lavori devi verificare che ogni fornitore sia pronto e abbia realizzato quanto di sua competenza.

  • Non fermare l’impianto se non hai visto il software modificato in simulazione 
  • Non iniziare i lavori se non sono arrivati tutti i componenti che servono.

Qualche settimana prima dell’inizio dei lavori devi chiedere una riunione con i responsabili dei fornitori per stabilire ancora una volta le attività da realizzare, le tempistiche e le modalità.

Questo perché una volta che il progetto è entrato nel vivo ed ogni fornitore ci ha già lavorato e acquistato i materiali avrà sicuramente le idee più chiare e potrà correggere eventuali errori nella pianificazione iniziale. 

Fase 3: la realizzazione

È arrivato il momento. Il tuo compito è quello di assicurarti che ogni fornitore segua il programma e reagisca il più velocemente possibile ai problemi che nasceranno. Perché stai tranquillo che qualche problema ci sarà: intervenire su un impianto già realizzato è un’attività complessa ed è difficile prevedere tutto sulla carta.

Magari stai pensando che affidandoti ad un unico fornitore che fa da capo commessa il problema è suo, perché se consegna in ritardo o crea danni non lo paghi.

La realtà è un po’ più complessa. È vero che, spesso, si arriva al collaudo con una parte di commessa ancora da fatturare. Ma è altrettanto vero che un ritardo nella produzione anche solo di una settimana tra mancata fatturazione degli ordini e possibilità di perdere clienti vale di più della quota rimanente da saldare.

Inoltre, avere da subito problemi con il fornitore non è mai una cosa positiva.

Per questo devi essere presente in prima persona.

Come capire se le tempistiche indicate sono corrette

Se chi fa il programma delle attività non avesse un’esperienza diretta in questi interventi potrebbe sottostimare il tempo necessario.

Il problema è che, una volta iniziati i lavori, difficilmente potrai fare qualcosa per ridurre i tempi o semplicemente rimandare il lavoro.

Come fai, allora, a capire se il cronoprogramma è corretto?

Ci sono interventi più o meno invasivi e complessi. Se non sei un addetto ai lavori, farai veramente fatica a valutare e contestare un programma, ma ci sono delle regole generali che puoi usare come bussola.

Il seguente elenco ti dà un’idea di quello che si può o non si può fare a seconda del tempo a disposizione (naturalmente ogni intervento è diverso e deve essere valutato attentamente caso per caso).

Con una settimana di fermo impianto puoi:

  • sostituire il software dell’impianto di dosaggio e del mescolatore (senza modifiche meccaniche ed elettriche)
  • aggiungere uno o due componenti alla bilancia (innestati sulla stessa linea di trasporto)
  • cambiare il PLC e il software del mescolatore (senza cambiare il quadro)
  • installare stazioni di dosaggio manuale

Con due settimane di fermo impianto puoi: 

  • installare una nuova bilancia polveri o olio
  • installare nuovi nastri di alimentazione per il mescolatore
  • cambiare il quadro elettrico di un mescolatore o di un piccolo impianto
  • sostituire PLC e software di impianti complessi senza cambiare il quadro elettrico
  • aggiungere nuovi silos o stazioni Big Bag anche con linee di trasporto indipendenti
  • collaudare un piccolo impianto mescole nuovo

Con tre settimane di fermo impianto puoi: 

  • sostituire quadri e software di una linea complessa
  • collaudare un impianto medio nuovo con 3 bilance, nastri, un mescolatore e alcune stazioni manuali
  • modificare pesantemente un impianto esistente con nuove bilance e componenti

Quando fare i lavori 

Tutti vogliono fare i lavori di modifica durante le fermate programmate. Nella maggioranza dei casi, nel periodo natalizio o in agosto.

Questo è logico e condivisibile, ma questi periodi hanno spesso diverse insidie di cui bisogna tenere conto in fase di organizzazione del progetto:

  • se voi siete chiusi, è facile che lo siano anche i sub fornitori ai quali i tuoi fornitori si sono rivolti, per cui reperire ricambi o nuovi pezzi può essere complicato
  • nel periodo natalizio di solito sono presenti molte festività “irrinunciabili” per cui il lavoro per forza di cose viene spezzettato. Questo allunga i tempi totali e non è ottimale per interventi complessi
  • prima di ripartire con la produzione vera e propria devi fare dei test con l’impianto modificato; perciò ti serve del personale tuo: verifica di avere la disponibilità dei tuoi operatori
  • anche i fornitori strutturati come noi (siamo in 20 di cui 10 programmatori) possono gestire con sicurezza, e dando le giuste garanzie, solo un numero limitato di lavori nei periodi di festa o vacanza; quindi non aspettare l’ultimo momento per fare gli ordini ma anticipali il più possibile (considera almeno 6 mesi dall’apertura del cantiere)
  • se sei tu il responsabile del progetto, la tua presenza è necessaria durante tutte le fasi, questo vuol dire che le tue giornate di festa o la vacanza con la famiglia potrebbero saltare.

Quello che posso consigliarti è di pianificare bene la fermata e valutare se puoi usare periodi alternativi per fare piccole modifiche.

Spesso aggiungendo qualche giorno ad una festività in un altro periodo si riesce a fare di più rispetto a lavorare a singhiozzo durante il Natale, con meno problemi e spendendo meno.

Consiglio finale sempre valido

La modifica di impianti in produzione, sia che si tratti di modifiche software, elettriche o meccaniche, richiede un’esperienza specifica dei fornitori.

A differenza del collaudo di un nuovo impianto, dove un ritardo comporta problemi limitati, agire su un impianto in produzione è decisamente più rischioso, perché se si commettono errori tu non produci e quindi non vendi.

Per questo motivo, il consiglio è di affidarsi a fornitori esperti che hanno già effettuato lavori simili a quelli che vuoi fare tu, che lo possono dimostrare ed hanno testimonianze di ditte nel tuo settore.

Anche se la modifica sembra banale, non affidarla semplicemente al meno caro. Valuta la sua esperienza; come intende procedere con il piano dei lavori; e, se la modifica richiede un cambiamento del software, pretendi di poter vedere il software modificato prima dell’inizio dei lavori.

Purtroppo è una cosa che vedo fare spesso da alcuni “colleghi”: le modifiche al software (quelle semplici, ma in realtà anche quelle complesse…) vengono fatte direttamente in cantiere o quantomeno vengono terminate durante il collaudo, saltando tutta la fase di test in ufficio.

Tu credi di risparmiare (tempo e soldi), ma questa pratica può provocare problemi anche a distanza di mesi ed anche su parti di impianto che in teoria non sono state modificate.

Basta sbagliare il nome di una variabile per avere problemi e rischiare il blocco della linea.

La nostra regola è che non esce un software se non è stato provato completamente, anche nel caso di modifiche semplici.

Con oltre 600 impianti installati nel mondo in 25 anni di attività, ogni anno gestiamo moltissime richieste di modifica o aggiornamento impianti.

La nostra specializzazione ci permette di garantire i giorni di fermo veramente necessari ed indicare il giorno esatto in cui la produzione potrà riprendere.

Se devi realizzare una qualsiasi modifica che riguarda l’automazione ma anche la meccanica, la mia esperienza è al tuo servizio gratuitamente per aiutarti a non commettere errori di pianificazione e a scegliere il fornitore giusto.

Mi trovi in Multi Data allo 059537902 oppure via mail: claudio.tosi@multidata.it.

Buona Vita

Claudio Tosi